När offentlig sektor behöver veta vad den faktiskt köper

En rapport om inköpsdata

Upphandlingsmyndigheten har publicerat rapporten Nationell insamling av inköpsdata för försörjningsanalyser. Den ingår i ett regeringsuppdrag där Myndigheten för civilt försvar ska förbereda nationella försörjningsanalyser. Upphandlingsmyndigheten ska undersöka om uppgifter från inköpssystem och leverantörsreskontra kan användas i analyserna.

Med inköpsdata menas här uppgifter om vem som har köpt vad, från vilken leverantör och för vilket belopp. Leverantörsreskontra är ett register över leverantörsfakturor och betalningar. Det är alltså inte en enskild handling, utan en del av ett ekonomisystem där uppgifter om inköp finns.

Rapporten undersöker om uppgifter som redan finns hos offentliga organisationer kan användas för att kartlägga försörjning och beroenden på nationell nivå.

Från faktura till beredskap

En vara eller tjänst köps, en faktura betalas och det kan finnas ett avtal. Men för att uppgifterna ska kunna användas i en försörjningsanalys behöver det gå att följa mer än själva betalningen.

Det kan behöva framgå vilken verksamhet inköpet gäller, vilken leverantör som används, vilken vara eller tjänst som köpts och om inköpet hör till ett avtal eller en upphandling. Det kan också vara viktigt att se om flera verksamheter är beroende av samma leverantör eller produkttyp.

Statskontoret beskriver i ett annat sammanhang att inköpsuppgifter inledningsvis bör kunna visa vem som köper vad, av vem och för hur mycket. På längre sikt nämns också kontraktsnummer som en möjlig uppgift.

Det räcker alltså inte att ett inköp är bokfört. Uppgifterna behöver också gå att koppla ihop.

När uppgifter finns men ändå är svåra att använda

I offentliga organisationer kan uppgifter om samma inköp finnas på flera ställen. Något finns i ekonomisystemet, annat i avtal, upphandlingshandlingar, e-handelssystem eller fakturor.

Uppgifterna kan alltså finnas utan att sambanden mellan dem är tydliga.

En faktura kan visa att en leverantör har fått betalt. Avtalet kan visa vilka villkor som gällde, och upphandlingshandlingarna hur leverantören valdes. En beställning kan visa vad verksamheten behövde. Om delarna inte kan kopplas ihop blir det svårare att se vad inköpet faktiskt gäller.

Det som fortfarande är oklart

De öppna underlagen visar inte hur fullständiga eller användbara inköpsuppgifterna är hos varje myndighet, kommun eller region. Det framgår inte heller hur väl fakturor, avtal, upphandlingar och beställningar går att koppla ihop i varje organisation.

Att en uppgift skulle vara användbar betyder inte att den redan finns samlad i rätt form. För en försörjningsanalys behöver uppgifterna vara tillräckligt ordnade och möjliga att förstå. Det måste också framgå vad de kan visa och vad de inte räcker till för.

Dokument och data hör ihop

En faktura kan visa en betalning, medan avtalet visar villkoren och upphandlingshandlingarna hur leverantören valdes. För att förstå inköpet behöver uppgifterna gå att koppla ihop.

Det praktiska dokumentarbetet är att reda ut vilka handlingar som hör samman, vilka uppgifter som går att kontrollera och vad som fortfarande saknas. Det är en del av underlaget för fortsatt uppföljning och försörjningsanalys.