Tjänster
Dokumentstöd och kartläggning i offentlig sektor
KlarFakta hjälper företag, konsulter och organisationer att identifiera, hämta in, ordna och sammanställa offentliga handlingar.
Ett uppdrag kan börja med ett befintligt dokumentmaterial som behöver bli möjligt att följa.
Det kan också handla om att hitta offentliga handlingar som visar dokumenterade tecken på kommande behov, inköp eller systembyten.
KlarFakta erbjuder praktiskt dokumentstöd. Juridisk rådgivning och ombudsuppdrag ingår inte.
Dokumentgenomgång, struktur och sammanställning
Tjänsten passar när ett dokumentmaterial är svårt att överblicka eller finns utspritt i flera mejl, bilagor och ärenden. Det kan exempelvis gälla myndighets- och domstolshandlingar, kommunala och regionala beslutsunderlag, upphandlings- och tillsynsärenden, fakturor eller beslut som hänvisar till andra underlag.
Genomgången visar vad handlingarna innehåller, hur de hänger ihop, vilka underlag som saknas och vilka uppgifter som är oklara eller inte kan kontrolleras.
En leverans kan innehålla:
- dokumentförteckning och sortering
- tidslinje över beslut och händelser
- kontroll av hänvisningar, bilagor och dokumentversioner
- lucklista över saknade eller oklara underlag
- kort sammanställning av vad handlingarna visar.
Genomgången kan även uppmärksamma maskerade uppgifter, ofullständiga leveranser och skillnader mellan dokument.
Exempel på hur arbetet kan se ut finns under Arbetsprov.
Tidiga inköpssignaler i offentlig sektor
KlarFakta kan hjälpa företag som säljer till offentlig sektor att identifiera kommuner, regioner och myndigheter där offentliga handlingar visar tecken på kommande inköp, investeringar, systembyten eller upphandlingar.
Kartläggningen avgränsas efter vilken produkt eller tjänst det gäller, vilka offentliga organisationer som är aktuella och vilka dokumenterade uppgifter som behöver följas.
Underlaget kan hämtas från exempelvis budgetar, verksamhetsplaner, protokoll, tjänsteskrivelser, förstudier, upphandlingsplaner, tidigare inköp och befintliga avtal.
Ett första uppdrag kan avgränsas till ett eller två konkreta prospektunderlag.
Varje prospektunderlag kan innehålla:
- dokumenterade behov och förändringsplaner
- relevanta beslut och budgetuppgifter
- tidigare inköp, avtal och upphandlingar
- berörda nämnder, förvaltningar och ansvariga funktioner
- planerade aktiviteter och möjliga tidpunkter
- saknade handlingar och frågor som behöver följas upp
- källhänvisningar till de handlingar som ligger bakom uppgifterna.
Efter ett första avgränsat uppdrag kan kartläggningen utökas till fler organisationer. Ett längre samarbete kan även omfatta återkommande bevakning av nya beslut, budgetunderlag, planer och upphandlingar.
Avgränsat första uppdrag
Ett första uppdrag behöver inte omfatta allt material eller en hel marknad. Det går att börja med ett diariefört ärende, en serie myndighetssvar, ett upphandlingsmaterial eller ett eller två dokumentbaserade prospektunderlag.
Innan arbetet börjar bestäms vilka organisationer eller handlingar som ingår, vilken tidsperiod som ska följas och vilka frågor underlaget ska besvara.
Om handlingarna behöver hämtas in
Om handlingarna redan finns kan arbetet börja med sortering och genomgång. När material saknas kan uppdraget delas upp i två steg: först identifiering och inhämtning av handlingar, därefter genomgång och sammanställning.
Materialinhämtning kan innebära att identifiera relevanta handlingar, formulera en begäran, följa upp myndighetens svar och dokumentera vad som har begärts och kommit in.
Passiv väntetid debiteras inte när svar eller handlingar inväntas från en myndighet.
Som underleverantör
Tjänsterna kan användas när en advokat, konsult, organisation eller annan aktör behöver dokumentstöd inom ett större uppdrag.
Uppdraget kan avgränsas till dokumentöversikt, tidslinje, hänvisningar, saknade handlingar, sammanställning eller kartläggning av tidiga inköpssignaler.
Leveransen anpassas så att den kan användas direkt i det fortsatta arbetet.
Pris och tidsplan
Priset beror på uppdragets omfattning, antalet organisationer, materialmängden och den överenskomna avgränsningen.
Mindre dokumentuppdrag och pilotkartläggningar med ett eller två prospektunderlag kan erbjudas till fast pris efter en första avgränsning. Vid löpande kartläggning bestäms priset utifrån antalet organisationer, hur ofta de ska kontrolleras och hur långt varje dokumentspår ska följas.
Tidsplanen påverkas av materialets omfattning och tillgänglighet samt myndigheternas handläggning. Om handlingarna inte lämnas ut digitalt kan materialet vid behov dokumenteras på plats.
Hantering av uppgifter
Personuppgifter och känsliga uppgifter hanteras med försiktighet. Uppgifter som saknar betydelse för uppdraget kan utelämnas eller maskeras i sammanställningen.
Kontakt
Beskriv kort vilket underlag eller vilken kartläggning det gäller.
För dokumentgenomgång kan du ange berörd myndighet eller organisation, aktuell tidsperiod, ungefärlig materialmängd och vad du vill få klarlagt.
För kartläggning av inköpssignaler kan du beskriva produkten eller tjänsten, vilka offentliga organisationer som är aktuella och vilka behov eller förändringar som ska följas.