Kontrollista – innan ett dokumentunderlag lämnas vidare för specialistbedömning
Innan ett dokumentunderlag lämnas vidare till en jurist, teknisk konsult eller annan specialist behöver det gå att se vilka handlingar som ingår, vilken status de har och hur de hör ihop.
Den här kontrollistan hjälper dig att kontrollera original, versioner, bilagor och hänvisningar. Den visar också vilka luckor och osäkerheter som behöver redovisas inför det fortsatta arbetet.
När kontrollistan är relevant
Kontrollistan är användbar när dokument har hämtats från flera källor, tillkommit vid olika tidpunkter eller ska användas igen efter en längre tid. Den kan också användas vid projektöverlämning.
Alla kontrollpunkter behöver inte vara relevanta i varje ärende. Det beror på materialet och vad mottagaren ska använda det till.
Vad kontrollistan omfattar
PDF-kontrollistan innehåller tio frågor. De hjälper dig att se vad som har kontrollerats, vad som saknas och vilka uppgifter som går att spåra till rätt handling. Frågorna omfattar bland annat:
- Originalhandlingar och dokumentstatus
- Versioner och senare kompletteringar
- Bilagor och dokumentidentitet
- Dokumentkedjor och hänvisningar
- Kvarstående luckor och osäkerheter
- Spårbarhet och avgränsning
Kontrollista i PDF-format
Visa kontrollistan →Två sidor. Praktisk egenkontroll innan dokumentunderlaget lämnas vidare.
Vad kontrollen inte avgör
Kontrollistan hjälper till att ordna och kontrollera dokumenten. Den avgör inte vad handlingarna betyder juridiskt, vilken teknisk lösning som är riktig eller hur ekonomiska uppgifter ska värderas. Det är frågor för den som ska göra specialistbedömningen.
När dokumentunderlaget behöver kompletteras
Om versioner är oklara, bilagor saknas eller hänvisningar inte har följts upp kan KlarFakta hjälpa till att ordna materialet, kontrollera dokumentkedjan och redovisa vad som återstår.