Biblioteken på Gotland – riskbedömningar och dokumentluckor

Det som går att fastställa

Redan 2018 behandlades besparingar och förändrade arbetssätt inom biblioteksverksamheten. Inför förändringen vid Almedalsbiblioteket 2019 genomfördes en riskbedömning med handlingsplan. Den finns kvar i materialet och anger bland annat ett datum för uppföljning under 2020.

Ett MBL-protokoll från den 4 februari 2021 hänvisar uttryckligen till genomförda riskbedömningar, identifierade risker och tidsplaner. Själva riskbedömningarna har Region Gotland senare inte kunnat återfinna.

För organisationsförändringen 2022 finns däremot både underlag, risk- och konsekvensanalys och samverkansprotokoll. I arbetsmiljöuppföljningen för 2025 redovisade verksamheten också brister i rutiner för bland annat riskbedömning, dokumentation och uppföljning.

Det som fortfarande är oklart

Efter samverkan i november 2019 skulle ett beslut fattas och medarbetarna informeras. Region Gotland har senare inte kunnat återfinna separata handlingar som dokumenterar beslutet, informationen eller den planerade uppföljningen.

Riskbedömningarna som nämns i protokollet från februari 2021 har inte heller kunnat tas fram. Den mottagna kopian av ett annat MBL-protokoll, från januari 2021, är märkt 1 (2). Det går därför inte att fastställa att kopian är fullständig.

Att en handling inte har kunnat återfinnas betyder inte att den aldrig har funnits eller att den har gallrats. Materialet visar inte varför de aktuella handlingarna saknas.

Region Gotlands senare sökningar

Region Gotland har uppgett att sökningar har gjorts i flera system och förvaringsplatser, bland annat W3D3, DocPoint och papperspärmar på Almedalsbiblioteket.

Efter en riktad kompletterande begäran uppgav regionen den 15 oktober 2026 att inga ytterligare bevarade handlingar som omfattades av begäran hade identifierats. Regionen uppgav också att det inte fanns några särskilda enskilda gallringsbeslut för dokumenten. Det beskedet visar inte om gallring kan ha skett med stöd av generella regler.