Kommunikationsbyrå: 7 av 13 anbud gick inte vidare
Region Gotland fick in 13 anbud i upphandlingen av en strategisk kommunikations- och varumärkesbyrå. Sju gick inte vidare till utvärdering. Jag har gått igenom fem handlingar för att se varför anbuden sorterades bort, hur de övriga utvärderades och vem som fick uppdraget.
Dokumentöversikt
- Organisation
- Region Gotland
- Upphandling
- Strategisk kommunikations- och varumärkesbyrå
- Diarienummer
- RS 2023/1459
- Inkomna anbud
- 13
- Vidare till utvärdering
- 6 anbud
- Gick inte vidare
- 7 anbud
- Tilldelningsbeslut
- 10 januari 2024 – Differ Agency AB
- Underlag
- Fem handlingar från upphandlingen och utvärderingen
- Begränsning
- Delar av de kvalitativa motiveringarna i bilagan är maskerade
Upphandlingen och prövningen
Region Gotland annonserade upphandlingen i oktober 2023 som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Sista anbudsdag var den 27 november 2023. Någon förhandling ingick inte i förfarandet.
Efter anbudstidens slut kontrollerades om anbuden uppfyllde de obligatoriska kraven. Brister i inlämnade uppgifter kunde innebära att ett anbud inte gick vidare.
Av 13 anbud gick sex vidare till utvärdering. Där räknades poäng för referensuppdrag och referenser om till avdrag från anbudspriset. Det gav ett jämförelsetal som användes för att jämföra anbuden.
Utvärderingssammanställningen visar poängen för de sex anbuden. Upphandlingsprotokollet redovisar skälen till att de övriga sju inte gick vidare.
7 anbud gick inte vidare
Upphandlingsprotokollet anger olika skäl till att sju anbud inte gick vidare. För Havas Media AB och Intellecta AB saknades referenssvar inom svarstiden. Liljedal Communication och Wilson Creative hade angett felaktiga e-postadresser till referenser. Roxx Communication Group AB saknade ett referenssvar och hade angett felaktig e-postadress till en annan referens.
För Oh My Interactive AB anges att ett obligatoriskt krav inte hade bekräftats i CV-mallen. För Sea son 5 AB anges att en bilaga om åberopat företag saknade underskrift och att ett obligatoriskt krav på erfarenhet från offentlig sektor inte hade bekräftats. Det är de skäl som redovisas i protokollet.
Hur utvärderingen gjordes
Varje poäng för referensuppdrag och referenser motsvarade ett mervärdesavdrag på 14 000 kronor. Avdraget räknades bort från anbudssumman. Differ Agency AB fick lägst jämförelsetal, följt av Knak Agency AB och Alarmstreet Kommunikation AB.
Kvaliteten bedömdes genom två referensuppdrag och tillhörande referenser. Referenterna fick frågor om bland annat leveransförmåga, kvalitet, samarbete och kontinuitet. Referensuppdragen skulle uppfylla kraven på innehåll och omfattning.
Bilagan innehåller också skriftliga bedömningar av bland annat kampanjer, målgrupper och resultat. Vissa omdömen, exempelvis ”mycket gott”, följs inte av konkreta siffror i de delar som går att läsa.
I tilldelningsbeslutet den 10 januari 2024 anges Differ Agency AB som vald leverantör. Beslutet hänvisar till upphandlingsprotokollet från den 9 januari och innehåller ingen ytterligare motivering.
Bilagan till upphandlingsprotokollet redovisar anbudsgivare, poäng, anbudssummor, mervärdesavdrag och jämförelsetal. Delar av de kvalitativa motiveringarna är maskerade och går därför inte att läsa i sin helhet.
Det som fortfarande är oklart
Delar av de kvalitativa motiveringarna i den utlämnade bilagan är maskerade. Därför går det inte att följa alla bedömningar i detalj med det material som ingår i genomgången.
Källor
- Region Gotland, Upphandlingsdokument, RS 2023/1459, 2023-10-25
- Region Gotland, Sammanställning utvärdering, RS 2023/1459
- Region Gotland, Upphandlingsprotokoll, RS 2023/1459, 2024-01-09
- Region Gotland, Tilldelningsbeslut, RS 2023/1459, 2024-01-10
- Region Gotland, bilaga till upphandlingsprotokoll, RS 2023/1459