Kommunikationsbyrå: 7 av 13 anbud gick inte vidare

Genomgången bygger på fem handlingar från Region Gotlands upphandling RS 2023/1459: upphandlingsdokumentet, en utvärderingssammanställning, upphandlingsprotokollet, tilldelningsbeslutet och en bilaga till upphandlingsprotokollet.

Upphandlingen och prövningen

Upphandlingen publicerades i oktober 2023 och genomfördes som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Leverantörer kunde lämna anbud fram till den 27 november 2023. Efter det datumet prövades inga fler anbud och någon förhandling skedde inte i efterhand.

Prövningen gjordes enbart utifrån det material som hade lämnats in. Samtliga obligatoriska krav behövde vara uppfyllda, och även formella brister kunde leda till att ett anbud inte prövades vidare.

Det kom in 13 anbud. De anbud som klarade kvalificeringen jämfördes genom en modell där pris och kvalitet vägdes samman. Poäng för referensuppdrag och referenser omvandlades till ett ekonomiskt avdrag från anbudens pris och gav ett jämförelsetal.

Sammanställningen visar hur poängen fördelades mellan de anbud som utvärderades. Av handlingarna framgår också att uteblivna referenssvar och felaktiga kontaktuppgifter fick betydelse i prövningen.

7 anbud gick inte vidare

Av de 13 anbuden klarade sex kvalificeringskraven och gick vidare till utvärdering. För de övriga sju anges flera skäl i upphandlingsprotokollet. Havas Media AB och Intellecta AB fick inte in referenssvar inom svarstiden. Liljedal Communication och Wilson Creative hade felaktiga e-postadresser till referenser, medan Roxx Communication Group AB både saknade ett referenssvar och hade en felaktig e-postadress till en annan referens.

Oh My Interactive AB hade inte bekräftat ett obligatoriskt krav i CV-mallen. För Sea son 5 AB anges en osignerad bilaga om åberopat företag och att ett obligatoriskt krav på erfarenhet från offentlig sektor inte hade bekräftats. Anbuden gick därför inte vidare till utvärderingen.

Hur utvärderingen gjordes

De sex anbud som gick vidare utvärderades utifrån pris och kvalitet. Varje poäng för referensuppdrag och referenser motsvarade 14 000 kronor i mervärdesavdrag. Avdraget drogs från anbudssumman och gav jämförelsetalet. Differ Agency AB fick lägst jämförelsetal, följt av Knak Agency AB och Alarmstreet Kommunikation AB.

Kvaliteten bedömdes genom två referensuppdrag och tillhörande referenser. Referenterna fick frågor om leveransförmåga, förståelse för uppdraget, kvalitet, samarbete och kontinuitet. Referensuppdragen behövde uppfylla underlagets innehålls- och omfattningskrav. Fel antal arbetsprover eller bristande dokumentation kunde medföra att anbudet förkastades.

Utvärderingsunderlaget innehåller även skriftliga motiveringar. Där beskrivs bland annat hur kampanjer fungerat, hur målgrupper nåtts och vilka resultat som uppnåtts. I vissa fall används formuleringar som ”mycket gott” utan att konkreta siffror anges i samma del av underlaget.

Tilldelningsbeslutet är daterat den 10 januari 2024 och anger att Differ Agency AB antogs som leverantör. Beslutet hänvisar till upphandlingsprotokollet daterat den 9 januari 2024. Någon ytterligare motivering framgår inte av beslutet.

Bilagan till upphandlingsprotokollet redovisar anbudsgivare, poäng, anbudssummor, mervärdesavdrag och jämförelsetal. Delar av de kvalitativa motiveringarna är maskerade och kan därför inte läsas i sin helhet.

Vad handlingarna visar

Av 13 inkomna anbud klarade sex kvalificeringskraven och gick vidare till utvärdering. De övriga sju gick inte vidare på grund av brister som framgår av upphandlingsprotokollet, bland annat uteblivna referenssvar, felaktiga e-postadresser och obligatoriska krav som inte hade bekräftats eller dokumenterats.

De sex kvarvarande anbuden utvärderades utifrån pris och kvalitet. Differ Agency AB fick lägst jämförelsetal och antogs som leverantör genom tilldelningsbeslutet den 10 januari 2024.

Om dokumentgenomgången

Genomgången omfattar fem handlingar från upphandlingen RS 2023/1459. Genomgången följer kvalificeringen, utvärderingsmodellen, rangordningen och tilldelningsbeslutet. Det granskade materialet innehåller inget undertecknat avtal och visar därför inte om eller när ett avtal senare tecknades.

Källor

• Region Gotland, Upphandlingsdokument, RS 2023/1459, 2023-10-25
• Region Gotland, Sammanställning utvärdering, RS 2023/1459
• Region Gotland, Upphandlingsprotokoll, RS 2023/1459, 2024-01-09
• Region Gotland, Tilldelningsbeslut, RS 2023/1459, 2024-01-10
• Region Gotland, bilaga till upphandlingsprotokoll, RS 2023/1459

kontakt@klarfakta.se