Upphandlingen av strategisk kommunikations- och varumärkesbyrå

Dokumentgenomgången bygger på upphandlingsdokument, upphandlingsprotokoll, utvärderingssammanställningar och tilldelningsbeslut från Region Gotland om upphandlingen av en strategisk kommunikations- och varumärkesbyrå (RS 2023/1459).

Upphandlingen och prövningen

Upphandlingen publicerades i oktober 2023 och genomfördes som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Leverantörer kunde lämna anbud fram till den 27 november 2023. Efter det datumet prövades inga fler anbud och någon förhandling skedde inte i efterhand.

Prövningen gjordes enbart utifrån det material som hade lämnats in. Samtliga obligatoriska krav behövde vara uppfyllda, och även formella brister kunde leda till att ett anbud inte prövades vidare.

Det kom in 13 anbud. Anbuden jämfördes genom en modell där pris och kvalitet vägdes samman. Poäng för referensuppdrag och referenser omvandlades till ett ekonomiskt avdrag från anbudens pris och gav ett jämförelsetal.

Sammanställningen visar hur poängen fördelades mellan anbudsgivarna. Flera anbud fick noll poäng i delar av utvärderingen, bland annat när referenser inte svarat inom svarstiden eller när kontaktuppgifter varit felaktiga.

7 anbud gick inte vidare

Av de 13 anbuden gick 6 vidare till utvärdering. Övriga 7 uppfyllde inte kraven i det steget.

I upphandlingsprotokollet anges flera skäl. Det handlade bland annat om uteblivna referenssvar, felaktiga e-postadresser till referenser, krav i CV-mallen som inte bekräftats, osignerade bilagor eller efterfrågad erfarenhet som inte redovisats.

Kravbilden omfattade både innehållsmässiga och formella krav. Även formella avvikelser kunde leda till att ett anbud inte godkändes.

Hur utvärderingen gjordes

De anbud som gick vidare bedömdes utifrån pris och kvalitet. Poängen från referensuppdrag och referenser omvandlades till ett mervärdesavdrag där varje poäng motsvarade 14 000 kronor. Avdraget drogs från anbudets pris och gav ett jämförelsetal.

Kvaliteten bedömdes bland annat genom två referensuppdrag och tillhörande referenser. Referenterna fick besvara frågor om leveransförmåga, förståelse för uppdraget, kvalitet, samarbete och kontinuitet.

Referensuppdragen skulle dessutom uppfylla flera krav, bland annat vara avslutade, genomförda under de senaste fyra åren och uppfylla vissa innehålls- och omfattningskrav. Fel antal arbetsprover eller bristande dokumentation kunde leda till att anbudet förkastades.

I utvärderingsprotokollet framgår även hur bedömningarna motiverats i text. Bedömningarna innehåller formuleringar om hur kampanjer fungerat, hur målgrupper nåtts och hur resultat uppnåtts. I vissa fall redovisas resultat med beskrivande formuleringar, till exempel “mycket gott”, utan att konkreta siffror anges i samma del av underlaget.

Utvärderingen byggde på både poängsättning och kvalitativa bedömningar.

Efter utvärderingen rangordnades anbuden. Differ Agency AB hade lägst jämförelsetal, följt av Knak Agency AB och Alarmstreet Kommunikation AB.

Den 10 januari 2024 fattade Region Gotland beslut om tilldelning. Differ Agency AB tilldelades kontraktet.

Tilldelningsbeslutet hänvisar till upphandlingsprotokollet och den genomförda utvärderingen som grund. Någon ytterligare motivering framgår inte av beslutet.

I en separat bilaga redovisas utvärderingen i tabellform. Där sammanställs anbudsgivare, poäng, priser och jämförelsetal. Tabellen visar hur beräkningarna låg till grund för slutresultatet. Delar av innehållet är maskerade och går inte att läsa i sin helhet.

Vad handlingarna visar

Av 13 inkomna anbud gick 6 vidare till utvärdering. 7 gick inte vidare.

I flera fall handlade det om att referenser inte svarat inom svarstiden, att kontaktuppgifter varit felaktiga eller att krav i handlingarna inte uppfyllts. Formella brister kunde också få betydelse.

För de anbud som gick vidare byggde utvärderingen på referensuppdrag, referenser, poängsättning och kvalitativa bedömningar. Differ Agency AB tilldelades kontraktet.

Om dokumentgenomgången

Dokumentgenomgången bygger på upphandlingsdokument, upphandlingsprotokoll, utvärderingssammanställningar och tilldelningsbeslut från Region Gotland (RS 2023/1459). Handlingarna har lästs tillsammans för att följa hur upphandlingen prövades och hur utvärderingen genomfördes.

Källor

Handlingar som används i dokumentgenomgången:

• Upphandlingsdokument (RS 2023/1459)
• Sammanställning utvärdering
• Upphandlingsprotokoll (RS 2023/1459)
• Tilldelningsbeslut (RS 2023/1459)
• Bilaga till upphandlingsprotokoll

Kontakt: klarfakta@proton.me