Kontrollista – innan handlingar begärs ut
Innan du begär ut handlingar behöver du veta vad du söker och var det kan finnas. Det är inte alltid möjligt att känna till dokumentets exakta titel eller diarienummer från början.
Den här kontrollistan hjälper dig att avgränsa dokumentfrågan, hitta rätt myndighet och identifiera ärenden, tidsperioder och möjliga handlingar.
När kontrollistan är relevant
Kontrollistan är särskilt användbar när det är oklart vilket ärende handlingarna hör till, när flera myndigheter kan vara aktuella eller när en alltför bred begäran riskerar att ge ett stort och svårhanterligt material.
Alla punkter behöver inte vara relevanta. Det beror på vad du vill få fram och vilka uppgifter du redan har.
Vad kontrollistan omfattar
PDF-filen innehåller tio kontrollfrågor som hjälper dig att förbereda och avgränsa en begäran. De gäller följande områden:
- Dokumentfråga och syfte
- Myndighet och ansvarig verksamhetsdel
- Ärende, diarienummer och andra identifierare
- Relevant tidsperiod
- Publicerat material och möjliga handlingar
- Dokumentbenämningar och begärans omfattning
Kontrollistan tar också upp vanliga tecken på att begäran behöver preciseras och hur en handling kan beskrivas när den exakta titeln är okänd.
Kontrollista i PDF-format
Visa kontrollistan →Två sidor. Tio kontrollfrågor inför en begäran om handlingar.
Vad kontrollen inte visar
Att en möjlig handling har identifierats betyder inte att den säkert finns. Kontrollistan avgör inte heller om handlingen är allmän, om den kan lämnas ut eller om innehållet kommer att besvara dokumentfrågan.
När dokumentfrågan behöver avgränsas
Om det är svårt att hitta rätt ärende eller avgöra vilka handlingar som ska efterfrågas kan KlarFakta hjälpa till att identifiera användbara uppgifter och formulera en tydligare begäran.