Region Gotland – Biblioteksverksamheten

Kort sammanfattning

Genomgången följer dokumentationen kring Region Gotlands biblioteksverksamhet från 2018 och framåt, med fokus på organisationsförändringar, riskbedömningar, samverkan, arbetsmiljöuppföljning och hur dokumentkedjorna går att följa över tid.

Redan 2018 dokumenteras besparingar, processkartläggning och planerade förändringar. Inför förändringen vid Almedalsbiblioteket 2019 finns en bevarad riskbedömning, men senare beslut, information till medarbetarna och den planerade uppföljningen har inte kunnat återfinnas.

Under 2021 hänvisar ett MBL-protokoll uttryckligen till genomförda riskbedömningar, identifierade risker och tillhörande tidsplaner. Region Gotland har efter flera sökningar inte kunnat återfinna själva riskbedömningarna.

Efter en ny riktad kontroll i oktober 2026 uppgav Region Gotland att inga ytterligare bevarade handlingar som träffades av den kompletterande begäran hade identifierats.

För organisationsförändringen 2022 finns en tydligare dokumentkedja med organisationsunderlag, risk- och konsekvensanalys och samverkansprotokoll. Senare arbetsmiljöhandlingar visar samtidigt att rutiner för riskbedömning, dokumentation och uppföljning fortsatt varit frågor som verksamheten själv identifierat behov av att utveckla.

Viktiga datum

Centrala handlingar

Riskbedömningar och uppföljning

Kända luckor

• Någon separat handling som dokumenterar beslutet efter den extra samverkan den 29 november 2019 har inte kunnat återfinnas.
• Dokumentation av den information som enligt protokollet skulle lämnas till samtliga medarbetare den 29 november 2019 har inte kunnat återfinnas.
• Någon dokumenterad utvärdering av förändringsarbetet under 2020 har inte kunnat återfinnas.
• Den planerade uppföljningen av riskbedömningen från 20 november 2019 har inte kunnat återfinnas.
• Riskbedömningarna som uttryckligen hänvisas till i MBL-protokollet den 4 februari 2021 har inte kunnat återfinnas, trots flera sökningar och en riktad kompletterande kontroll i oktober 2026.
• Den mottagna kopian av MBL-protokollet från 27 januari 2021 är märkt 1 (2). Det går därför inte att fastställa om den mottagna kopian är fullständig.
• Region Gotland har uppgett att det inte finns några särskilda enskilda gallringsbeslut för de dokument som omfattades av den kompletterande begäran. Det fastställer inte om gallring kan ha skett med stöd av någon generell bestämmelse.
• Det går inte att fastställa varför vissa äldre handlingar inte längre kan återfinnas.

Region Gotlands sökning

Region Gotland har gjort flera sökningar efter materialet. Enligt de besked som lämnats har sökning skett i bland annat W3D3, DocPoint, bibliotekets G:-lagring, Wikin – den gemensamma databasen med Uppsala universitetsbibliotek – samt papperspärmar på Almedalsbiblioteket.

Enhetschef, administrativ personal, HR-support och personal vid Regionarkivet har deltagit i sökningarna.

Efter en särskilt riktad kompletterande begäran om riskbedömningarna från 2021 uppgav Region Gotland den 15 oktober 2026 att ytterligare en kontroll hade genomförts i relevanta diarier och system.

Regionens besked efter kontrollen var att det inte fanns några ytterligare bevarade handlingar från den aktuella perioden, eller före eller efter den, som träffades av den kompletterande begäran.

KlarFaktas kontrollstatus

Källor

Indexposten bygger på utlämnade handlingar från Region Gotland, bland annat samverkansprotokoll och MBL-protokoll, riskbedömningar och handlingsplaner, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser, medarbetarundersökningar, uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet, Region Gotlands informationshanteringsplan samt senare besked från Region Gotland och Regionarkivet om eftersökning av handlingar.

Dokumenthjälp